Massima Assistenza al Cliente

Ogni componente del Team BTM:

  • è sempre raggiungibile telefonicamente, via e-mail o sms
  • fornisce assistenza business travel  24 ore su 24, 7 giorni su 7
  • ha una consolidata esperienza nel settore viaggi
  • segue frequenti corsi di aggiornamento

 

Il Team BTM è organizzato in Account Travel Manager e Travel Consultant.
Ogni Azienda è affidata ad un Account Travel Manager, primo referente commerciale per i clienti

Account Travel Manager
  1. Visualizza il corretto flusso delle attività
  2. Effettua il monitoraggio sulla qualità del servizio
  3. Individua e segnala eventuali aree di intervento identificando opportunità di ‘’saving’’
  4. Individua e segnala eventuali aree di intervento nell’ottimizzazione dei tempi e elle attività
  5. Collabora con l’azienda nelle negoziazioni tariffe che l’impresa tratta direttamente
  6. Cura la ‘’Customer Satisfation’’ dell’ Azienda Cliente con visite periodiche
Travel Consultant

Il Travel Consultant  rappresenta la chiave di successo del programma di travel management perchè garantisce la qualità del servizio ed il mantenimento della stessa nel tempo.

Il Travel Consultant supervisiona le prenotazioni  identificando, nel rispetto della Travel Policy, le più vantaggiose soluzioni tariffarie.
Il Travel Consultant dialoga con il Responsabile del Cliente per la risoluzione di liste d’attesa e riprotezioni in caso di cancellazioni voli

  1. Creazione del Profilo Cliente per la gestione personalizzata
  2. Ricezione della Richiesta
  3. Verifica coerenza della Travel Policy
  4. Risposta all’ Azienda
  5. Controllo ed emissione dei Documenti di Viaggio
  6. Rendicontazione
  7. Annullamenti e scambi
  8. Invio documentazione
  9. Stampa documenti amministrativi

Esempi di Assistenza

In BTM il tempo scorre ad alta velocità soprattutto quando si presentano emergenze generate da imprevisti che impattano sul viaggio dei nostri clienti (scioperi, disguidi legati a fenomeni atmosferici o ritardi causa da motivi tecnici)

BTM interviene sempre (24h/24) con creatività, conoscenza e (quando ci vuole) un pizzico di fortuna, per risolvere i vari contrattempi che accadono alle persone che viaggiano spesso.

Ad ogni caso viene infatti dedicata particolare attenzione affinché il viaggiatore sia supportato adeguatamente fino alla risoluzione della problematica.
“Riproteggere” uno o più passeggeri business molte volte significa:

  • riprenotare il volo successivo
  • adeguare al nuovo itinerario gli eventuali servizi inerenti il viaggio ( prenotazioni hotels o autonoleggi)
  • richiedere rimborsi per le variazioni effettuate.

Grazie a competenze di altissimo livello BTM ha affrontato problematiche legate ad emergenze  risolvendo queste situazioni senza compromettere il viaggio dei propri clienti. Ecco alcuni esempi per i quali l’intervento di BTM si è rivelato determinante:

Sbocco Partenza

Il check-in di un aeroporto  estero non riconosce la prenotazione del passeggero che non è rilevata dal sistema aeroportuale a causa di un problema tecnico. Il cliente si mette subito in contatto con BTM. il Travel Consultant opera una variazione sulla prenotazione che  il sistema aeroportuale riesce riconoscere ed il viaggiatore può finalmente rientrare in Italia.

Evento Meteorologico

Un evento meteorologico sta per  causare la sospensione di molti voli.
Il personale BTM provvede a contattare tutti i passeggeri la cui partenza è programmata per il mattino seguente proponendo valide alternative. Alcuni viaggiatori decidono di partire la sera stessa, per altri viene riprogrammato l’itinerario per i giorni seguenti.

Riprotezione

Un cliente bloccato in una lunga fila al check-in di un aeroporto estero a causa di ritardi dei voli necessita assistenza. BTM esegue direttamente la procedura di riprotezione che gli permette di recarsi direttamente all’imbarco e di atterrare in serata presso la destinazione italiana.

Permessi di Atterraggio

Durante il volo di un jet privato prenotato direttamente dai passeggeri  su una rotta estera il pilota si accorge che mancano i  visti per alcuni passeggeri. A quel punto viene contattata BTM che si attiva tramite i corrispondenti locali per ottenere i documenti necessari. L’aereo può finalmente atterrare.

Prenotazione dell’ultimo minuto

Un Cliente prenota il viaggio aereo tramite BTM ma riserva direttamente l’hotel.
Giunto a destinazione viene a conoscenza del fatto che la sua prenotazione non è stata recepita dal sistema gestionale dell’hotel e quindi non può soggiornare presso la struttura prescelta. Il viaggiatore contatta BTM che in pochi  minuti trova una valida alternativa e prenota un taxi al cliente che lo porta alla nuova destinazione.